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工作分析方法的评价与选择策略研究

工作分析方法的评价与选择策略研究

  [摘要]工作分析,是人力资源开发与管理的基础和平台,是整个人力资源管理职能工作的依据和参考。工作分析作为一种最基本的工具,对它的方法研究就显得尤为重要。本文对各工作分析方法给予了评价,并提出了选择的依据和参考因素,以期切实提高人力资源管理工作的效率和科学性,提高企业人力资源管理的整体水平,赢得竞争优势。
  [关键词]工作分析;工作分析方法;人力资源管理
  
  工作分析,亦称岗位分析,职务分析,是人力资源管理的基础和平台,是整个人力资源管理的依据和参考,离开了工作分析,一切的管理工作都是感性的行为,毫无科学性可言。工作分析,是指对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境,以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析和研究,并制定出岗位规范、工作说明书等劳动人事文件的过程(安鸿章,2001)。它作为一种最基本的工具和技术,对其理论的探讨和方法的开发有诸多的研究文献,但是对其方法的评价选择在理论和实践上的探讨都很少,显得较为薄弱,而企业在实践中进行工作分析时,必然面临对其方法的选择问题,本文就此问题予以简略的探讨。

  一、工作分析方法的评价
  工作分析的目标就是为人力资源管理中的规划、招聘与选拔、绩效评估、培训和开发、薪酬设计、职业生涯设计等服务的。进行工作分析,面临多种方法之间的选择问题,而这一选择涉及到对各种技术方法的适用范围和应用价值的评价。
  1、非结构化工作分析方法的评价
  从理论上分析,非结构化的工作分析的方法普遍拥有以下的一些不足:①耗费时间和资金,所获得资料往往也只适用于一定时期和一定用途;②搜集的资料往往以叙述性的偏多,会因主观因素产生偏差;③以数据说明的不多,缺乏数量化;④着重于工作本身的细分和叙述,属于以工作为本的分析,对人员特质的了解有限;⑤只能比较不同工作实际内容的异同,但是工作性质与人员所需要特质无法由此详细地知道。
  从实际而言,各种方法各有其比较适用的场合,J•G•Rupe于1956年在美国空军人事与训练研究中心(USAF, Air Research and Development Command, Air Force Personal and Training Research Center)所作的一项研究,对12项工作应用5种不同方法:集体访谈、个别面谈、观察与面谈、讨论会以及问卷调查表来搜集有关资料,结果发现:(1)个别访谈是最有效的最可信赖的搜集信息的方法。所费分析员的人工时成本只为中等,大致相当于5种方法的平均数值。(2)讨论会是人工时成本最高的方法,而观察与面谈法次之。二者在获取工作信息(尤其是实际表现的工作活动)的效果上实际并无区别,但却稍逊于个别访谈法。(3)在报告工作活动的成绩上,集体面谈与问卷调查法最不理想。前者得分约为个别访谈的2/3,而后者只有个别访谈的1/3。同时问卷法所获得答案可信度较低。(4)就人力成本来看,问卷法最节省。其次是集体访谈,个别访谈,观察与面谈、讨论会再依次提高。就数字的比较来看,如问卷法所耗费的人工时为1,则其他四法各为5(集体访谈),5.6(个别访谈),6.5(观察与面谈),8.5(讨论会)。(5)此五法的并用可显著提高搜集资料的成绩,但也同时提高了人工时成本。
  2、结构化工作分析方法的评价
  国外学者通常依据服务目的和实用性这两类标准对各种主要的工作分析方法进行了评价,如表所示。
  服务目的主要有:工作描述、工作分类与评价、招聘和任用、绩效考核、培训和发展、人力资源规划等六项。这六种目的并不必然存在并列关系,一般情况,工作描述、工作分类、工作评价是工作分析的直接目的,最能服务于这些服务目的的工作分析方法是:功能性职务分析、访谈法、职位分析问卷;后四种是工作分析的间接目的。但在某些情况下,它们也可能成为工作分析的直接目的,更能为这些间接目的或单项目的服务的方法是两种关键事件技术,而就招聘和任用目的而言,各种方法都可以应用。
  实用性中各项标准及其含义如下:(1)变通性和适应性:指分析各种不同工作时的适用程度;(2)标准化:指对不同时间和不同来源收集到的岗位分析数据进行比较时的规范化程度;(3)使用者接受性:是实际使用者对该方法及其收集信息效用的接受程度;(4)使用者理解和参与性:指该方法使用者或受该方法结果影响者对该方法的知晓程度和在收集工作信息中的参与程度;(5)必要的培训:是使用者在运用该方法时需要的接受培训的程度;(6)使用设备:该方法用于某种岗位分析时所需要的设备的程度;(7)完成时间:是完成岗位分析任务并获得岗位分析结果所花费的时间;(8)可靠性和有效性:是该方法所获得结果的一致性和描述工作特点及工作资格的准确性;(9)服务目的:是指该方法能为目的栏中的几种目的服务;(10)效用:是指使用该方法的成本与收益关系上的总的收益程度。


 资料来源: 张全成,孙义敏. 现代人力资源管理的基础——工作分析及其应用研究:[学位论文].北京:北京机械工业学院,2000,P24
  上表中对各种工作分析方法的评价只有相对意义。因为,每种技术方法的分值是依据某一种具体的标准来评定,一种按照某一标准评定为高分值的技术,按另一标准则可能是一种低分值并不存在大的差别。
  二、工作分析方法的选择
  在选择工作分析方法时,关键是考虑方法和目的的匹配性,成本可行性以及该方法对所研究的情况的适用性。
  1、基于组织整体角度
  (1)组织架构与技术
  组织机构和技术对工作分析方法的选择有一定程度的影响。在组织结构复杂的企业,应采用一个由多种方法综合的方法体系,因为简单的方法对分散在许多部门之中的可比的岗位的分析会难以切合实际,此外还需系统地采用更清楚定义的要素。而对一个只有单个车间的小企业而言采用任务分析方法或许就够了。如果企业中体力和非体力工作之间界线分明,需要同时选用不同的方法,一个用来分析体力工作,另一个用来分析非体力工作。
  技术因素也不容忽视,例如,设备和产品本身的技术要求对岗位内容的决定程度,或者相反,岗位操作者决定岗位内容的程度。同时,在研究实验部门和工厂采用的方法也应有所不同。不仅要考虑现在的技术情况,也考虑本产业技术进步的步伐和方向,因为这些不断更新的技术运用会迅速改变工作岗位内容。
  (2)劳资关系
  企业的劳资关系中第一重要的是经营者和员工代表的关系——是否存在正常的相互信任的气氛。缺乏这种气氛,要让员工接受工作分析方法将会格外困难。如果员工们(或者部分员工)对分析抱怀疑态度,并且把它作为一种管理游戏,就几乎不能解决任何问题。实际上就有许多分析方法仅仅由于他们的结果遭到员工代表的反对就被迫放弃的例子。因此,企业须让员工参与工作分析方法的选择,以取得良好的效果。
  (3)管理方式
  企业内部的管理方式也是影响选择及运用工作分析方法的一个因素。领导者的行为可以分为专制型和民主型两种,民主型的管理方式倾向于整个企业中采用综合型的工作分析方法,因为他鼓励员工关心总体的组织结构。专制型的管理方式主要体现在以领导者意义为主要考虑因素,这种管理方式的领导更喜欢运用非量化的工作分析方法,一般认为管理方式对应用工作分析方法的主要影响是在多大规模上允许员工参与方案的设计和应用。
  2、基于所分析工作的角度
  (1)考虑所分析的工作的特点
  进行工作分析时,要依据企业组织中的每一工作它自身的特点,选择适合它的工作分析工具。观察法适用于大量标准化的、工作内容和工作程序相对静止、周期较短的以体力活动为主的工作,如装配工人、保安人员等,不适用于工作周期长和脑力劳动成分比较高的工作,户外工作以及处理紧急情况的间歇性工作。如,设计师、律师、急救站的护士、经理等;它常用于对需要抽象思维和推理能力较少,行为影响十分显著的工作的分析。问卷调查法对于简单体力劳动工作、脑力工作、管理工作或工作不确定因素很大的工作,复杂管理工作都适用。访谈法则适用于脑力和体力活动的工作分析。MPDQ适用于不同的组织内部管理层次以上的职位的分析;FJA是用以分析非管理性工作最常使用的一种方法,既适用于对简单工作的分析,也适用于对复杂性工作的分析。PAQ适用于许多工作的工作和不同的工作情境;CIT主要用于工作周期较长,以及员工的行为对组织任务的完成具有重要影响作用的工作分析,目前主要用于绩效评估与工作训练,尤其应用于绩效评估的行为锚定与行为观察中。
  (2)结合企业业务流程
  现代企业越来越重视通过面向市场与客户的流程变革,提高为客户创造价值的能力,作为流程衔接与传递的节点,任何职位都必须在流程中找到自身存在的价值和理由,必须根据流程来确定其工作内容与角色要求。而企业在开展工作分析时,大多缺乏对流程的系统分析,没有把握流程中职位与周边的互动联系,片面强调对职位内在要素的详尽描述;将完整的流程分割得支离破碎,造成工作分析与流程的脱节。因此,在进行工作分析选择恰当的工作分析方法时,要求工作分析必须与流程相呼应,能有效梳理企业流程,明确当前对职位的要求以及每个职位在整个流程中作用与定位,强调在公司关键流程中每个职位意义与职责,以有效避免职责重叠与重新界定问题;通过和企业业务流程相结合的工作分析帮助企业对组织的内在各要素,包括部门、流程和职位进行全面系统的梳理,帮助企业提高组织及流程设计与职位设置的合理性。

  3、基于工作分析方法角度进行选择
  (1)考虑各方法的优缺点
  工作分析的方法可以分为结构化和非结构化的两大类。前者通常搜集有关工作信息以非计量的、叙述性的居多,主要目的是对工作职务有关信息做出书面记事性描述,主要有:观察法、问卷调查法、访谈法和工作日志法。后者一般是采用问卷的形式,最大的特点是可以利用计算机对工作信息进行定量分析,主要有:管理职位描述问卷(MPDQ)、功能性职务分析(FJA)、职位分析问卷(PAQ)、关键事件技术(CIT)和能力分析量表(ARS)。不同的工作分析方法有其自己的优缺点,比如访谈法,它能够简单而迅速地收集资料;可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解;但是它要有专门的技巧,需要受过专门训练的岗位分析人员;比较费口才和时间,工作成本较高;主观因素影响,使信息扭曲和失真。因此,在选择工作分析方法进行工作分析的时候,应该考虑各种分析方法的优缺点,在其优缺点之间进行平衡。
  (2)考虑选择方法的成本效益
  各种方法所要求的时间和费用不一样,所要求的分析人员的素质也不一样,由此带来选择各方法的成本不一样。简言之,在选择一种任务分析方法时,必须明确以下几个方面的要求: ①究竟需要花费多少时间; ②如何获得熟练的有关问题专家;③如何证实专家的判断;④需要进行什么样的人事培训;⑤活动所需的总成本。
  4、基于工作分析信息角度
  (1)考虑工作分析信息的最终用途
  工作分析信息的最终用途的不同,选择的方法也有所不同。比如,当工作分析用于招聘时,就应该选用以工作者为导向的工作分析方法,它最适于确定与工作有关的活动类型,如判断、人际关系等,而不是工作者实际所做的细节。而以工作为导向的工作分析不仅包含了工作者实际所做的细节,而且还包含了工作者必须将工作做到什么样的程度的信息,这是最为传统的一种任务分析形式,目前它已被广泛用于各种培训课程中。而当工作分析关注薪酬体系的建立时,就应该选择结构化的工作分析方法,这样有利于对各工作的工作价值的比较。
  (2)确保搜集信息的客观性和动态性
  国外的研究已表明,工作者导向的工作分析方法和工作导向的工作分析方法,因其标准化、结构化的性质,已被用户证实起收集的信息是可靠的是可接受的,具有较好的客观性。而非结构化的方法因其主观色彩相对来说较结构化的客观性稍微差些。
随着科学技术的发展、社会经济环境的变化以及组织结构的改变,工作所包含的任务、流程、所采用的技术以及对知识和技术的需求也会随着改变。工作分析必须反映出现实的种种变化,工作分析方法搜集的信息应该变静态为动态。

  三、结论
  工作分析方法各有利弊,组织的很多方面都会对其起到影响作用,通常,工作分析人员在实践中综合考虑各方面因素,也不仅仅只用一种方法,而是将各种方法结合起来使用,这样的效果更好。比如在分析生产性工作时,可能采用面谈法和广泛的观察法来获得必要的信息。由于工作的性质不断变化, 对工作者的知识技能提出了更高的要求,因此,未来工作分析方法的发展趋势是综合权衡考虑影响工作的诸多因素,实现多种方法的有机结合。

  参考文献:
  [1]安鸿章.工作岗位的分析技术与应用[M].第1版.天津:南开大学出版社,2001
  [2]萧鸣政.工作分析的方法与技术[M].第1版.北京:中国人民大学出版社,2002
  [3]戴良铁.传统职务分析方法及利弊分析[J].中国劳动,2002(8):30-32
  [4]戴良铁.结构化的职务分析及利弊分析[J].中国劳动,2002(9):33-34
  [5]杨杰,方俐洛.工作分析的定义、理论和工具探悉[J].自然辩证法通讯,2003(3): 50-59
  [6]黄培伦,岳渊. 基于业务流程的工作分析方法及应用[J].科技与管理,2005(2):137-138,141
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